Договори, дії та заяви реєстру оренди
Реєстр об’єктів оренди — це не просто перелік майна. Навколо кожного об’єкта живуть три види записів: чинні договори, заяви від зацікавлених осіб і дії орендодавця. Разом вони утворюють публічну історію об’єкта, з якої згодом виростає аукціон.
Що має бути зроблено до цього
Об’єкт створено й опубліковано в Реєстрі об’єктів оренди. У профілі замовника має бути позначено роль роботи з реєстром — без неї розділи реєстру в меню не з’являться.
Три сутності навколо об’єкта
Що з чого виникає
- Об’єкт реєструОпублікований, має ідентифікатор RGL.
- ДоговірЧинний договір оренди щодо цього об’єкта: ставка, строк, сторони.
- ЗаяваЗвернення зацікавленої особи: включити до переліку, орендувати, продовжити договір.
- ДіяРеакція орендодавця: відповідь, намір, рішення, клопотання.
- АукціонВиникає, коли ланцюжок заяв і дій дійшов до потреби в торгах.
| Сутність | Хто створює | Навіщо |
|---|---|---|
| Договір реєстру | Орендодавець | Зафіксувати чинні орендні відносини щодо об’єкта. |
| Заява реєстру | Тільки зацікавлена особа — учасник або незареєстрований відвідувач | Ініціювати включення об’єкта до переліку, оренду або продовження договору. Орендодавець і балансоутримувач подати заяву на власний об’єкт не можуть. |
| Дія реєстру | Орендодавець | Оформити відповідь, намір, рішення чи клопотання щодо об’єкта або заяви. |
Договори реєстру
Договір реєстру фіксує чинну оренду об’єкта. Він потрібен не заради формальності: саме з нього беруться дані про орендаря, коли згодом створюється аукціон на продовження договору з переважним правом.
Що заповнюється
Усі поля нижче обов’язкові — без будь-якого з них форма не збережеться.
- Об’єкт Реєстру — до якого об’єкта належить договір.
- Номер договору, Найменування, Опис.
- Ставка оренди відповідно до договору — чинна орендна плата, з відміткою про ПДВ.
- Спосіб укладення договору.
- Дата підписання, Строк дії з і Строк дії по.
- Статус договору.
- Дата створення об’єкту договору і Остання дата редагування договору — заповнюються системою.
Документи договору
| Тип документа | Коли потрібен |
|---|---|
| Підписаний договір | Обов’язковий, щоб перевести договір у чинний стан — див. застереження нижче. |
| Повідомлення про договір | Супровідне повідомлення. |
| Додатки до договору | Додаткові угоди й додатки. |
| Статус договору | Що означає |
|---|---|
| Опублікований | Договір оприлюднено в реєстрі. |
| Актуальний | Договір чинний. |
| Архівний | Договір припинив дію. |
Без документа «Підписаний договір» статуси недоступні
Поки до договору не завантажено документ типу Підписаний договір, у списку статусів не буде варіантів «чинний», «нечинний» і «скасований» — залишиться лише початковий. Це не збій: майданчик не дає оголосити договір чинним, доки в реєстрі немає його підписаного тексту. Порядок дій такий: створити договір → завантажити Підписаний договір → лише потім змінювати статус. Статус змінюється на картці договору, а не у формі редагування.
Додати договір можна з картки об’єкта
На опублікованому об’єкті є дія Додати договір. Це найкоротший шлях: об’єкт підставиться автоматично. Через розділ Договори реєстру зручніше переглядати вже наявні.
Заяви реєстру
Заява — це вхідний документ. Її подає особа, зацікавлена в об’єкті, і саме заява часто запускає весь подальший ланцюжок.
Три типи заяв
| Тип заяви | Коли подається | Що зазвичай за нею йде |
|---|---|---|
| Заява про включення до переліку | Особа хоче, щоб об’єкт, який ще не в переліку, туди потрапив. | Рішення орендодавця про включення або відмову — оформлюється дією. |
| Заява на оренду об’єкта, включеного в перелік | Об’єкт уже в переліку, і особа хоче взяти його в оренду. | Повідомлення про намір, а далі — аукціон. |
| Заява про продовження договору оренди | Чинний орендар хоче продовжити оренду. | Аукціон на продовження договору з переважним правом — або рішення про продовження без аукціону. |
Що заповнюється в заяві
- Тип заяви — один із трьох вище.
- Ідентифікатор об’єкту реєстру — до якого об’єкта заява.
- Опис заяви — суть звернення.
- Блок контактів — назва, адреса електронної пошти, номер телефону, номер факсу, веб-адреса. Це контакти заявника, а не орендодавця; вам як власнику об’єкта вони доступні лише на перегляд.
- Ім’я автора заяви.
- Документи заяви — сама заява та додатки до неї.
- Дата публікації — коли заяву оприлюднено.
Заява — публічний запис
Після публікації заява стає видимою в реєстрі разом із документами. Це навмисне: прозорість того, хто і коли претендував на об’єкт, є частиною порядку.
Що робити власнику об’єкта, коли надійшла заява
Вхідні заяви до ваших об’єктів лежать у розділі Заяви реєстру → вкладка До моїх об’єктів. Вкладка Моєї організації показує заяви, які подавала ваша організація, — для орендодавця вона зазвичай порожня.
Реакція на заяву оформлюється не в самій заяві, а окремою дією реєстру: створіть дію потрібного типу й заповніть у ній поле Пов’язана заява — саме цей зв’язок з’єднує вашу відповідь із заявою в реєстрі. Без заповненого зв’язку дія існуватиме сама по собі, і заявник не побачить, що йому відповіли.
Дії реєстру
Дія — це вихідний документ орендодавця. Нею оформлюється все, що орендодавець робить із об’єктом або у відповідь на заяву.
Шість типів дій
| Тип дії | Для чого |
|---|---|
| Запит для отримання відповіді | Орендодавець звертається по інформацію — до балансоутримувача, органу управління, іншої установи. |
| Повідомлення про намір | Оприлюднення наміру передати об’єкт в оренду. Типовий крок після заяви на оренду. |
| Публікація рішення | Оприлюднення ухваленого рішення щодо об’єкта: включити до переліку, передати в оренду, відмовити. |
| Зміна рішення | Раніше опубліковане рішення змінено. Попереднє при цьому залишається в історії. |
| Клопотання | Звернення до вищого органу — наприклад, щодо погодження умов оренди. |
| Інформаційне повідомлення про передачу об’єкта оренди без проведення аукціону | Окремий випадок: закон дозволяє передати об’єкт в оренду без торгів, і це має бути оприлюднено. |
Що заповнюється в дії
- Тип — один із шести вище. Обов’язковий.
- Роль сторони, що діє — обов’язкове поле: у якій якості ви вчиняєте дію.
- Пов’язаний об’єкт, Пов’язана заява, Пов’язана дія — треба заповнити принаймні одне з цих трьох полів. Форма прямо про це попереджає: «Необхідно заповнити одне з цих полів».
- Документи дії.
Дія завжди до чогось прив’язана
Не буває дії «просто так». Вона стосується або об’єкта, або конкретної заяви, або попередньої дії. Якщо ви не вкажете жодного зв’язку, форма не збережеться. Обирайте зв’язок свідомо: саме він визначить, у чиїй історії дія з’явиться.
Як вони пов’язані між собою
Типовий життєвий сценарій об’єкта виглядає так:
Від заяви до аукціону
- Заява про включення до перелікуХтось хоче орендувати майно, якого ще немає в реєстрі.
- Дія: запит для отримання відповідіОрендодавець запитує балансоутримувача.
- Дія: публікація рішенняОб’єкт включено до переліку — або відмовлено.
- Об’єкт публікується в реєстріОтримує ідентифікатор.
- Заява на оренду об’єктаТепер уже щодо об’єкта, який є в переліку.
- Дія: повідомлення про намірОрендодавець оприлюднює намір передати об’єкт в оренду.
- АукціонСтворюється з картки об’єкта.
Сценарій продовження договору коротший:
Продовження оренди
- Договір реєструЧинний договір зафіксовано в реєстрі.
- Заява про продовження договору орендиПодає чинний орендар.
- Дія: публікація рішенняОрендодавець вирішує, чи буде аукціон.
- Аукціон на продовження договору орендиЗ переважним правом чинного орендаря — дія доступна з картки об’єкта.
Передача без аукціону теж оформлюється
Якщо закон дозволяє передати об’єкт в оренду без торгів, це не означає «нічого не публікувати». Для такого випадку є окремий тип дії — Інформаційне повідомлення про передачу об’єкта оренди без проведення аукціону.
Публікація і блокування
Договори, заяви та дії проходять той самий шлях, що й об’єкт: спершу чернетка, потім публікація.
- Чернетку видно лише вам. Її можна редагувати й видаляти без наслідків.
- Публікація оприлюднює запис і надсилає дані до реєстру.
- Під час обміну запис блокується. На картці з’являється стан очікування, а дії тимчасово недоступні. Якщо блокування триває надто довго, є дія Розблокувати.
- Кнопка оновлення даних перечитує стан із реєстру — користуйтеся нею, якщо картка виглядає застарілою.
- Зміна власника запису можлива через дію Змінити власника — вона потрібна, коли об’єкт передається іншій організації.
Опубліковане не зникає
Видалити можна лише чернетку. Опублікований запис лишається в реєстрі: помилкове рішення виправляється не видаленням, а новою дією типу Зміна рішення.
Якщо щось пішло не так
У меню немає розділів реєстру
У профілі не позначено роль роботи з реєстром. Додайте її самостійно в налаштуваннях акаунта й дочекайтеся повторного підтвердження адміністратором — див. «Вхід і налаштування акаунта».
Форма дії не зберігається
Найімовірніше, не заповнено жодного зв’язку. Дія має посилатися хоча б на одне: об’єкт, заяву або попередню дію.
Запис завис у стані очікування
Це блокування на час обміну з реєстром. Спробуйте кнопку Оновити дані (іконка кругових стрілок на картці); якщо не допомогло — скористайтеся дією розблокування.
Опублікував рішення з помилкою
Створіть нову дію типу Зміна рішення. Попереднє рішення лишиться в історії — це нормально й правильно.
Не можу створити аукціон на продовження
Перевірте: об’єкт має бути опублікований, а дія створення аукціону доступна саме з його картки, а не з переліку типів процедур.